Bolagsstyrnings­rapport 2017

Active Biotech är ett publikt svenskt aktiebolag, vars aktier är upptagna till handel på Nasdaq Stockholm (Small Cap). Active Biotech ska enligt bolagsordningen bedriva forskning, utveckling, produktion, marknadsföring och försäljning av medicinska, kemiska och biotekniska produkter, utföra koncernadministrativa tjänster, äga och förvalta fastigheter samt bedriva annan därmed förenlig verksamhet. Denna bolagsstyrningsrapport beskriver Active Biotechs bolagsstyrning, vilket inkluderar ledning och förvaltning av bolagets verksamhet samt den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen. Bolagsstyrningen i Active Biotech utgår från gällande lagar (främst aktiebolagslagen och redovisningsregelverket), bolagsordningen, Nasdaq Stockholms emittentregelverk, interna riktlinjer och policies samt Svensk kod för bolagsstyrning.

Tillämpningen av Koden och avvikelser

Active Biotech tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”). Information om koden finns på www.bolagsstyrning.se. Avvikelse från Kodens punkt 2.4 har gjorts under 2017. Valberedningen har således utsett styrelsens ordförande att vara ordförande i valberedningen. Skälet till detta är valberedningens bedömning att det är naturligt att den som indirekt är Active Biotechs största ägare också leder valberedningens arbete.

Aktieägare

Per den 31 december 2017 uppgick antalet aktieägare i Active Biotech till 12 031. För information om bolagets större ägare samt ägarstruktur, se ägarstatistik under Investerare på Active Biotechs hemsida.

Bolagsstämman

Bolagsstämman är Active Biotechs högsta beslutande organ. Förutom vad som följer av lag beträffande aktieägares rätt att delta på bolagsstämman krävs enligt Active Biotechs bolagsordning föranmälan till bolagsstämman inom viss i kallelsen angiven tid, varvid i förekommande fall även ska anmälas om aktieägare avser ha med sig biträde. Vid bolagsstämma medför varje aktie en röst. Varje röstberättigad aktieägare får rösta för sitt fulla antal aktier. Varje aktie medför lika rätt till utdelning samt till eventuellt överskott vid likvidation av bolaget. Vid årsstämman, som hålls senast sex månader efter verksamhetsårets utgång, fastställs det gångna årets bokslut, väljs styrelse och i förekommande fall revisorer samt behandlas övriga lagstadgade ärenden. Mellan årsstämmorna är styrelsen bolagets högsta beslutande organ.

Vid årsstämman den 15 juni 2017 beslöts att bemyndiga styrelsen att, längst intill tiden för nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, med eller utan företrädesrätt för aktieägarna, besluta om emission av nya aktier och/eller konvertibler. Sådant emissionsbeslut ska även kunna fattas med bestämmelse om apport, kvittning eller annat villkor. Bemyndigandet får inte utnyttjas i större utsträckning än att totalt högst nio miljoner aktier utges och/eller kan tillkomma genom konvertering av konvertibler utgivna med stöd av bemyndigandet.

Valberedning

Vid årsstämman den 15 juni 2017 beslöts att bolagets ordförande, baserat på ägandet i slutet av september månad 2017, ska sammankalla en valberedning inför årsstämman 2018. Enligt beslutet ska valberedningen bestå av styrelsens ordförande samt en representant för var och en av de tre största aktieägarna i bolaget. Valberedningens ledamöter uppbär ingen ersättning från bolaget. Valberedningen ska utföra vad som åligger valberedningen enligt Koden. Valberedningens sammansättning offentliggjordes den 17 november 2017. Inför 2018 års årsstämma har valberedningen sammanträtt vid ett tillfälle, varvid samtliga ledamöter närvarade.

Ledamöter Representerar Styrelseledamot eller ej
Mats Arnhög Styrelsens ordförande Ordförande
Johnny Sommarlund MGA Holding AB Ej ledamot
Tomas Billing Nordstjernan AB Ej ledamot
Per Colleen Fjärde AP-fonden Ej ledamot

Styrelsen

Enligt bolagsordningen ska Active Biotechs styrelse bestå av lägst tre och högst nio ledamöter, med högst nio suppleanter. Årsstämman 2017 valde en styrelse bestående av fyra ordinarie ledamöter utan suppleanter. Till styrelsens ordförande utsåg stämman Mats Arnhög. Årsstämman beslutade att ersättning till styrelsens ordinarie ledamöter ska utgå med 125 000 kronor årligen till ledamot som inte är anställd i bolaget samt att ersättning till styrelsens ordförande ska utgå med 250 000 kronor per år. Samtliga ledamöter samt VD presenteras mer ingående på sidorna 56–57 i 2017 års årsredovisning. Av de av årsstämman 2017 valda ledamöterna är samtliga oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Tre av de fyra ledamöterna är oberoende i förhållande till bolagets större ägare.

Mats Arnhög är inte oberoende i förhållande till aktieägaren MGA Holding AB, vari han är styrelseordförande och ägare.

Styrelsens arbete och arbetsordning

Styrelsen arbetar enligt en fastställd arbetsordning som beskriver det antal sammanträden styrelsen minst ska hålla varje år, processer för utarbetande av dagordning och protokoll samt distribution av material. Ett avsnitt i arbetsordningen reglerar arbetsfördelningen i styrelsen och beskriver styrelsens uppgifter, ordförandens uppgifter samt verkställande direktörens uppgifter. Styrelsen ska i första hand ägna sig åt övergripande och långsiktiga frågor samt frågor av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse i övrigt. Ordföranden leder styrelsearbetet och representerar styrelsen såväl externt som internt. Arbetsordningen namnger även de styrelseledamöter som enligt särskilt beslut utsetts att vara ledningens kontaktpersoner i händelse av krissituation. Verkställande direktör rapporterar vid varje ordinarie styrelsemöte om verksamheten, innefattande projektutveckling, planer och framsteg inom forskningen, finansiell rapportering med prognoser samt affärsutveckling. Styrelsen beslutar i frågor där aktiebolagslagen och bolagsordningen fordrar styrelsens beslut samt i frågor såsom policyärenden, strategi, verksamhetsbeslut (till exempel forskningsplaner), budget, affärsplaner samt väsentliga avtal. Under 2017 hölls 11 protokollförda möten. Viktiga frågor som behandlats av styrelsen inkluderar utveckling av forskningsprojekten, affärsutvecklingsprojekt, partnerstrategi och bokslutsinformation samt budget- och finansieringsfrågor. Protokoll har förts av styrelsens sekreterare vilken under året har varit bolagets finansdirektör Hans Kolam. Styrelsens ordförande tillser att en årlig utvärdering genomförs av styrelsens arbete där ledamöterna ges möjlighet att ge sin syn på såväl arbetsformer, styrelsematerial, sina egna och övriga ledamöter insatser liksom uppdragets omfattning.

Valberedningen har informerats om resultatet av utvärderingen. Utifrån denna information kan valberedningen bedöma vilken kompetens och erfarenhet som krävs av styrelseledamöterna. Valberedningen har även tagit del av bolagets bedömningar av kvaliteten och effektiviteten i revisorns arbete, inklusive rekommendationer om revisorer och revisorsarvoden. Bedömningen är att styrelsens samlade kompetens svarar väl mot bolagets strategiska visioner och mål. Styrelsens arbete bedöms fungera mycket väl och samtliga ledamöter anses på ett konstruktivt sätt bidra till såväl den strategiska diskussionen som styrningen av bolaget. Dialogen mellan styrelse och ledning uppfattas också som god.

Ledamot Närvaro på styrelsemöten Bolag Oberoende / beroende
Ägare
Mats Arnhög 11/11 oberoende beroende
Peter Thelin 11/11 oberoende oberoende
Peter Sjöstrand 11/11 oberoende oberoende
Magnhild Sandberg 9/11 oberoende oberoende

Ersättnings- och revisionsutskott

Bolaget har inte separata utskott för ersättnings- och revisionsfrågor. Dessa frågor behandlas istället av styrelsen i sin helhet. Löner, ersättningar, anställningsvillkor med mera för styrelse, verkställande direktör och bolagsledning framgår av not 6 på sidorna 27–29 i 2017 års årsredovisning.

System för kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen

Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen. Active Biotechs arbete med intern kontroll utformas för att ge rimlig försäkran om att bolagets mål uppnås vad gäller ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar. Active Biotechs verksamhet bedrivs huvudsakligen vid ett driftställe och bedöms därmed vara av begränsad komplexitet.

Den interna kontrollmiljön inom Active Biotech följerdet etablerade så kallade COSO-ramverket, som består av följande fem komponenter:

  1. Kontrollmiljö
  2. Riskbedömning
  3. Kontrollaktiviteter
  4. Information och kommunikation
  5. Uppföljning

1. Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenteras och kommuniceras i styrande dokument såsom interna policies, riktlinjer och manualer. Befogenheter och ansvar är dokumenterade, exempelvis arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktören.

Riktlinjerna för Active Biotechs verksamhet finns samlade på bolagets intranät.

2. Riskbedömning

En strukturerad riskbedömning och riskhantering möjliggör identifiering av väsentliga risker som påverkar den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen och var dessa risker finns. Riskhanteringen syftar till att minimera antalet riskfaktorer inom den finansiella rapporteringen.

3. Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser i den finansiella rapporteringen. Aktiviteterna omfattar bland annat analytisk uppföljning och jämförelse av resultatutveckling, kontoavstämningar och balansspecifikationer, godkännande och redovisning av affärstransaktioner och samarbetsavtal, fullmakts- och attestinstruktioner samt redovisnings och värderingsprinciper.

4. Information och kommunikation

Active Biotech har informations- och kommunikationsvägar som syftar till att säkerställa en effektiv och korrekt informationsgivning avseende den finansiella rapporteringen. Riktlinjer för den finansiella rapporteringen har fastställts i utarbetade policy-dokument. Inom bolaget hålls möten på ledningsgruppsnivå, därefter på den nivå som respektive chef finner lämplig, samt ett antal möten för alla anställda. Styrelsen erhåller regelbundet finansiella rapporter avseende koncernens ställning och resultatutveckling inkluderande kommentarer och vid varje styrelsesammanträde behandlas koncernens ekonomiska situation. Styrelsen i Active Biotech säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen genom att tillse att bolaget har en ändamålsenlig organisation samt rutiner och instruktioner för sitt arbete med den finansiella rapporteringen. Rutinerna för den externa informationsgivningen syftar till att förse marknaden med relevant, tillförlitlig och korrekt information om Active Biotechs utveckling och finansiella ställning. Active Biotech har en informationspolicy som uppfyller de krav som ställs på ett noterat bolag. Finansiell information lämnas regelbundet i form av:

  • Boksluts- och delårsrapporter, som publiceras som pressmeddelanden
  • Årsredovisningar
  • Pressmeddelanden om viktiga nyheter och händelser som väsentligt kan påverka värderingen av bolaget och aktiekursen
  • Presentationer och telefonkonferenser för finansanalytiker, investerare och media

Alla rapporter, presentationer och pressmeddelanden publiceras på koncernens hemsida; www.activebiotech.com samtidigt som de kommuniceras till marknaden.

5. Uppföljning

Uppföljning av den interna kontrollen görs på olika nivåer i Active Biotech. Styrelsen avhandlar samtliga kvartalsbokslut, bokslutskommunikéer samt årsredovisningar innan dessa publiceras.

Bolagets externa revisorer rapporterar personligen sina iakttagelser och sin bedömning av den interna kontrollen till styrelsen.

Internrevision

Mot bakgrund av koncernens okomplicerade juridiska och operativa struktur samt utarbetade styr- och internkontrollsystem har styrelsen valt att inte ha en separat internrevisionsfunktion.

Styrelsen utvärderar och följer fortlöpande upp frågan om ett eventuellt inrättande av en internrevisionsfunktion.

Revisor

Bolaget ska ha lägst en och högst två revisorer samt högst två revisorssuppleanter. Vid årsstämman den15 juni 2017 valdes KPMG AB till bolagets revisor för tiden intill slutet av den årsstämma som hålls 2018. Auktoriserade revisorn Linda Bengtsson är huvudansvarig revisor. Uppgifter om arvoden till revisorerna framgår av not 5 på sidan 27 i 2017 års årsredovisning.

Delårsrapporten för perioden januari–september 2017 är översiktligt granskad av revisorn.

Policies

Informationspolicy

I syfte att fastställa riktlinjer för bolagets kommunikation har styrelsen fastslagit en informationspolicy. Denna sammanfattar övergripande mål och ansvar för Active Biotechs externa informationsgivning. Informationen till aktiemarknaden har som mål att uppnå en korrekt värdering av företagets aktie som så stabilt som möjligt återspeglar företagets underliggande värden, tillväxt och vinstkapacitet. Ett ovillkorligt krav är att informationen till aktiemarknaden följer NASDAQ OMX Stockholms emittentregelverk samt tillämpliga lagar och föreskrifter. Det ska för aktiemarknads-information finnas erforderlig kompetens i bolagets styrelse, ledning och hos operativt ansvariga samt en organisation som möjliggör snabb och korrekt spridning av sådan information.

Miljöpolicy

Inom Active Biotech är miljö- och säkerhetsarbetet viktigt och bolaget har därför en fastställd miljöpolicy. Miljöansvaret är decentraliserat till de olika avdelningarna inom koncernen på så sätt att varje chef och medarbetare ansvarar för uppfyllandet av målen för såväl inre som yttre miljö samt säkerhet. Detta gäller allt från den egna forskningen till kontraktstillverkning av läkemedels-kandidater samt produktion. Active Biotech lägger därtill stor vikt vid att externa samarbetspartners har egna miljö- och säkerhetskrav som överensstämmer med företagets värderingar.

Ansvarsfull användning av försöksdjur

Trots en snabb utveckling av icke djurbaserade modeller för medicinsk forskning kan ännu inget alternativ helt ersätta det komplexa system som en levande organism representerar. En ansvarsfull användning av försöksdjur i vetenskaplig forskning är därför etiskt försvarbar. Active Biotech strävar efter att ersätta, minska och förfina användningen av försöksdjur så långt detta är möjligt. När alternativ saknas ska försöken planeras ändamålsenligt och genomföras med hänsyn till etiska krav. Smärta, lidande och stress ska minimeras – helst elimineras. Alla som arbetar med försöksdjuren har utbildning och kompetens för det. Djuren behandlas med omsorg och största möjliga hänsyn tas till deras hälsa och välbefinnande i en noggrann avvägning mellan såväl etiska som vetenskapliga krav. Djurhållning och skötsel bedrivs därtill på ett sätt som maximerar trivsel och förhindrar smittspridning. Allt arbete som involverar djur följer strikt aktuella lokala rutiner samt nationell och internationell lagstiftning. Lagstiftning och andra etiska hänsyn till försöksdjurens omvårdnad och välbefinnande följs noga och är ständigt grund för revidering och harmonisering av försöksdjursverksamheten inom företaget.

Revisors yttrande om bolagsstyrningsrapporten

Till bolagsstämman i Active Biotech AB, org. nr 556223-9227

Uppdrag och ansvarsfördelning

Det är styrelsen som har ansvaret för bolagsstyrningsrapporten för år 2017 och för att den är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen.

Granskningens inriktning och omfattning

Vår granskning har skett enligt FARs uttalande RevU 16 Revisorns granskning av bolagsstyrningsrapporten. Detta innebär att vår granskning av bolagsstyrningsrapporten har en annan inriktning och en väsentligt mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfattning som en revision enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige har. Vi anser att denna granskning ger oss tillräcklig grund för våra uttalanden.

Uttalande

En bolagsstyrningsrapport har upprättats. Upplysningar i enlighet med 6 kap. 6 § andra stycket punkterna 2-6 årsredovisningslagen samt 7 kap. 31 § andra stycket samma lag är förenliga med årsredovisningen och koncernredovisningen samt är i överensstämmelse med årsredovisningslagen.

 

Malmö den 20 april 2018
Linda Bengtsson
Auktoriserad revisor
KPMG AB